GlowWithGoogleを受けてみる-はじめての働き方改革編

GlowWithGoogleとは？

テクノロジーの力で社会をより良いものにしていくことを目指す取り組み

Googleが無償の『デジタルスキルトレーニング』を国内向けに出しました。

受講方法として「オンライントレーニング」と、セミナーやイベントなどの「対面式トレーニング」が存在しますが、まずは「オンライントレーニング」を受講してみます。

今回の「はじめての働き方」は以下から受講できます。

なぜ受講しようと思ったか

私がこの受講をしようと思った理由は、「日本でも首都圏（一都三県）とそれ以外でIT利用に格差が生じている」という点に同感したことと、彼らが伝えたいことを理解しようと思ったからです。

私の住んでいる街(埼玉県蓮田市)では図書館は一つです。
WiFiなどは無く、本は古いものばかりで
例えばiOSプログラミングの初歩の本を探しても、iOS3頃のものだったりします。(2019.4現在はiOS12)
また、新作の書籍のリクエストはエンタメ系の本ばかりで学習につながるものは中々更新されません。
これはまだ恵まれているほうかもしれません。
住んでいる場所によっては図書館なども無く、
はじめの一歩の調べ方すら無料で享受できない方もいらっしゃるでしょう。

私は学習サービスに関してあまり詳しくありませんが、国外ではオンラインで
有償や無償で大学の教授が講義してくれる(更に自動翻訳や日本人の有志が言葉を翻訳してくれる)サービスがあります。

今回のUdemyや、Udacity、Courseraなどが有名どころではないでしょうか。

Udemy
Udacity
Coursera

無償であっても凄いコースは沢山あります。
えっこんなの無償でいいの？というものも多くあります。
そして誰でも受けられるので、国内国外ではどんどん受講する方が増えるでしょう。
Googleが今回出したものは、自社のサービスを使わせて広告事業を大きくしようという
目論見はあるでしょうが、「最低限これは覚えとこう」と言っていることでしょう。

講義にかかる時間

すべて動画で構成されています。すべての動画の再生時間をあわせると67分です。
最大2倍速で再生できるため34分ほどあればこの講義は終了します。

講義内容

そんな長い時間動画見る時間が無い…という方のためにどんな講義かをちょっとだけ記述します。

働き方を改革するために必要なこと

働き方を改革するために必要なことは二点です。
・テクノロジーとオペレーション(技術と操作)
便利なツール(アプリなど)を利用して無駄を省きましょう。
また、そういうものを使って自身のマネジメント(管理)が出来るようにしましょう。
・カルチャー(意識と文化)
イノベーションは一人の天才からは生まれず、
多様な人材で構成されるチームの力を最大化することで生まれるものです。
そのような文化を作るために自律的な働き方を実現するためのカルチャーが必要です。

テクノロジーを利用した効率化

効率化は大きく分けて3種あります。
「業務の効率化」
「退社時間の計画」
「在宅勤務」
です。

業務の効率化

会議の長さや回数を減らす工夫

アジェンダ(会議で論ずる事項、議題の表)を事前に共有する
会議時間は1時間以内
開始時間厳守
会議のゴールを明確にする
議事録は会議内で作成
上記のルールを周知・徹底させることで
会議時間の短縮と会議への人件費が減ったという効果が現れました。
更に会議時間が減ったことで日頃の業務に充てる時間が増えました。

退社時間の計画

スケジュラーツールを使用し、日々の予定を、モデル部署ごとのルールに則って入力し
モデル部署一律または個人単位で会社の退社時間(定時)を設定したことで
平均在社時間が9-10時間から8-9時間と1時間削られるようになりました。
また、締切までに終わらないのではないか、という不安も54.9%から24.7%まで下がりました。

在宅勤務

モデル部署全員が期間中1回は在宅勤務にトライしたところ、
「在宅勤務で出来る仕事は限られている」という意識が47.1%→11.8%まで減少しました。
更に「在宅勤務で業務に支障が出るのではないか」という意識が32.4%→2.9%まで減少しました。

イノベーションを加速するカルチャーを育む

新しいものを生み出すために、どのようなチーム、目標設定、考え方で取り組むべきか
Googleの手法を学べます。

これらの詳細に興味があるようでしたらUdemyでの講義を受けると良いでしょう。

講義を受けての個人的意見

在宅勤務に関して

全員が全員在宅勤務できるか、という点に関しては一部出来ない人材もいるでしょう。
高価な機械を使った生産業などは機械が会社にあるため出社しないと作れません。
また在宅勤務によって仕事量が減るかというとそうではなく、
家で仕事している状態なので出社までの移動時間の効率化が大きな効率化ではないでしょうか。

共同編集に関して

個人的に思うこととして、共同編集は得意な部分と不得意な部分があります。
各々の知ってる範囲が違うような値の更新などはそれぞれ書けば良いですが
同じ部分に触れないといけない、となると途端に待ちが入ります。

お勧めとしては、同じ文言を書くことになるかもしれませんが、
その個人に関連するブロックごとに記述したほうが待ちや衝突が起きなくて良いです。

議事録の共有について

会社の規模が大きくなると膨大な議事録の中から
自身の関係のある資料を把握しないといけなくなります。

会社に関わることなんだから全部読め、となると
それだけで毎日が終わることになりかねません。

そのため、役職やチームごとにグルーピングして
グループメールや共有サーバのアクセス権限を持つようにすることをお勧めします。

作業時間の把握に関して

Googleさんはサラッと出来る、と言っていますが天才達だからでしょう。
普通そんなにサラッと出来ません。

個人的には、毎日会社内での日記を記述するのがお勧めです。
何をしたか、どれだけ時間がかかったか、明日は何をするか、今週中に何を成し遂げたいか。
初めはスケジュール通りにならず毎日悩むことになるでしょう。

作業時間がすぐに把握でき、更にその時間で何が出来るのかを想定するには相応の訓練が必要です。
訓練が必要なことと、やったことのないことなら何をしないといけないのかのリストアップ、
更にそこから想定工数見積りを行い続けることで、
必要な作業時間、更に余裕期間などが見積もれ、適切な時間配分が出来るようになります。

スケジュールの把握について

スケジュールの把握に関して、チームメンバーがとても少ない状況であれば
可能なのですが、数十人になった時点で誰がいつ何をするのかということが
多くなり把握できなくなってきます。

特に誰かしらに突発的かつ最優先タスクが回される、などが都度起きる現場だと
タスクの後回しをされたりなどして思ってもみないスケジュールになる、
ということはよくありました。

このような状況が頻発する場合は管理職がすべきは
人員の追加もしくは仕様の削減をし工数削減を試みるべきではないでしょうか。

そして全ての人員に余裕がある状態をもたせて
資料を確認するスケジュールのタイムリミットはいつまで、という部分を
周知してもらう、ということも必要です。

それでも無理なら作業日数の追加を試みましょう。
特に優秀な人に作業を大きく割り振ってこういうことが起こっている気がします。

多数のために一人が犠牲になるというやり方はその一人がいなくなると大変なことになります。
そういった優秀な人から会社を見放される前に対処すべきです。

働く時間が短くなるメリット

働く時間が短くなるからといって、自己啓発やスキル習熟に充てる人が増える、
とGoogleさんは言いますが割合はめちゃくちゃ低いと思います。

働く意識を変えるのであれば、時間をかけずに目的を達成できれば出来るほど賃金が上がる、
などの時間もお金も大きくもらえるような大きなメリットを用意すれば頑張ります。
それが出来るのって今だと経営職しかないのかな。

イノベーションを加速するカルチャーは必見

これらはリーダー以上は見るべき資料です。

受講して良かったか

とても良かったです。
やはり会社員でも経営者的な視点が今後は必要だなと感じます。
Google社内でテストして効果的だった手法などを教えてくれる、という点は非常に役立ちました。
更にReWorkというサイトで色々な事例やアイデアを見れます。

無料ですし、一度働き方というものを見直す、という点においてもお勧めするコースでした。